Av: Carsten Henrik Pihl

Det er slik at boligselskap ikke tar ferie, selv om alle andre tar ferie. Ofte er det faktisk omvendt. En del aktivitet som angår styret er det mer av i sommerferien enn ellers.

Derfor er det viktig at dere i styret har fordelt sommeren dere imellom - slik at dere vet at det alltid er noen som kan svare på henvendelser til styret.

Hvor aktive dere trenger å være i sommerferien, kommer selvsagt an på om dere har forretningsfører som tar seg av deler av arbeidet.

Styreleder får mesteparten av henvendelsene

Dette gjelder særlig hvis styreleder skal reise bort og ikke vil forstyrres. For eksempel fordi man er langt ute av landet, høyt til fjells eller skal konsentrere seg om barn og barnebarn på hytta.

Da er det greit at noen andre i styret kan ta over kontakten mens ferien pågår.

Optimalt sett bør sommervakten være en som er hjemme, men særlig i mindre sameier og borettslag holder det nok at de kan svare på telefon og epost fra hytte. Men de bør kunne komme på plass i løpet av noen timer.

Husk å varsle beboerne

Det er lurt å si fra til beboerne hvem som svarer på spørsmål gjennom sommeren, så beboerne får tak i dere.

Dette er særlig viktig hvis dere bare har oppgitt personlige kontaktdata, og ikke har en felles styre-epostadresse som alltid brukes - og som alle kan svare på.

Samtidig er det greit å si fra at det er ferie, og at det kan være noe lenger saksbehandlingstid.

Les også: 7 tips til nye styremedlemmer

Dette bør dere være forberedt på:

Det er lurt å tenke gjennom hva som kan skje - og hva som da skal gjøres. Her er noen eksempler på utfordringer som kan komme opp:

Eiendomsmeglere trenger informasjon: Mange starter boligsalgsprosessen gjennom sommeren. Da trenger eiendomsmeglere informasjon om utgifter, vedlikehold, årsmøtereferater mm. Ofte må dette skje fort. Dette må "sommervakten" vite om, og ha tilgang til. (Dette gjelder særlig for de som ikke har forretningsfører som håndterer dette.)

Støyklager ved utleie/lån: Sommertid er høytid for utleie og lån av boliger. Det kan medføre klager på støy, både fra leiligheten og ved inn/utflytting. Ha tenkt gjennom hva som kan skje og hvordan dere skal svare.

Håndverkere som skal parkere/finne stoppekran mv: Noen bruker sommerferien til oppussing og har fått håndverkere til å jobbe gjennom sommeren. Den som har "sommervakt" må vite hva som kreves av styre ved for eksemple utlån av parkeringsbevis, påvisning av stoppekran, varsling mv.

Feil på dører, heiser mv: Hvem har ansvaret for å kontakte låsesmed, heismontør, reparatøren for vaskekjelleren mv i ferien? Dette må avklares og de riktige kontaktdataene deles til den ansvarlige.