Årsmøtene i sameier og generalforsamlinger i borettslag skal være gjennomført i løpet av juni etter loven. Her ser du hva dere i styret bør tenke på for å få til et godt årsmøte.
Reglene som omtales er stort sett like for sameier og borettslag, der det er forskjeller er de omtalt.
1. Send innkallingen i tide!
Innkallingen til årsmøtet skal sendes med minst åtte dagers varsel. Innkallingen skal skje skriftlig, men det kan være enten i papirform eller som elektronisk kommunikasjon. (Her kan vedtektene ha egne bestemmelser.)
I innkallingen skal sakene som skal behandles angis - altså en saksliste.
Husk også at styret bør sende ut et varsel så snart datoen for årsmøtet er avklart. Da har sameierne anledning til å sende inn saker de ønsker behandlet på møtet.
2. Hvilke saker skal behandles?
På årsmøtet har loven egne krav til hva som skal behandles. Dette er blant annet styrets eventuelle årsberetning, regnskap for foregående år og valg av styre. I tillegg til saker som styret ønsker å ha behandlet.
Loven krever at årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal være sendt ut til alle senest en uke før årsmøtet. (I borettslag innen åtte dager før generalforsamling.) Det vil si at innkalling og sakspapirer ikke trenger å bli sendt samtidig. Men det er definitivt en fordel.
Det er for eksempel ikke lovkrav til at det finnes sakspapirer klare om valg. Noe vi tror er ganske vanlig. Men jo bedre forberedt man er på årsmøtet jo bedre (og jo lettere er det ofte å få saken igjennom), så vi anbefaler at det lages sakspapirer til alle saker!
Styret skal også sørge for at disse dokumentene er tilgjengelig på årsmøtet.
Les også: Sameiets årshjul - hva skal skje når?
3. Digitalt eller fysisk møte?
Årsmøter og generalforsamlinger kan fra 2021 gjennomføres digitalt også i "normalår". Dette ble bestemt i lovendring i 2021.
Det er opp til styret hvordan møtet skal gjennomføres:
- Styrene må tenke gjennom om, og i så fall hvordan, et digitalt møte kan gjennomføres i hvert enkelt sameie. Hvem er sameierne, og vil de ha kunnskap nok til å gjennomføre årsmøtet digitalt? Hvordan skal man få med alle? Hvordan skal sameiet tilfredsstille alle kravene som settes til en slik gjennomføring? Dette må styrene få klarhet i før innkallingen sendes ut, forteller Annita Magnussen, advokat i Huseierne.
FORDELER MED FYSISK MØTE: Styrene i sameier og borettslag må huske på fordelene med fysiske møter, selv om det nå er tillatt med digitale årsmøter og generalforsamlinger, anbefaler Annita Magnussen, advokat i Huseierne.
Det er viktig at årsmøtet kan gjennomføres forsvarlig hvis det holdes digitalt. Det vil blant annet si at alle som vil kan få ordet, og skjønner de digitale hjelpemidlene.
- Selv om man har mulighet til å gjennomføre årsmøter digitalt, er det viktig å tenke på fordelene ved fysiske møter. Først og fremst at naboer får truffet hverandre, noe som kan føre til bedre bomiljø. Diskusjoner kan også bli bedre ved å se de man diskuterer med, sier Annita Magnussen.
4. Husk formalia - møteleder, referent og tellekorps
Det finnes noen formaliteter som skal følges på årsmøtet. Uansett hvor få som skal møte. Loven krever at det skal være en møteleder. Det er som regel styrelederen, men det kan velges en annen. Og det er faktisk ikke et krav om at møtelederen er eier i boligselskapet.
Det er også forutsatt i loven at det skrives en protokoll fra årsmøtet. Det er etter loven møtelederens ansvar at det føres protokoll, men det er ikke forutsatt at det er møtelederen selv som fører det.
Vi anbefaler derimot at det ikke er møteleder - som har nok med å lede møtet. Det kan for eksempel være en annen i styret. I større boligselskap er det noen ganger vanlig at det er en fra forretningsføreren som fører referatet.
Det skal også velges en seksjonseier til for å signere protokollen sammen med styreleder. Dette for at man har noen som kan sjekke at det er riktig referert før protokollen sendes ut.
I større sameier og borettslag kan det være nyttig med tellekorps. I mindre sameier og borettslag der salen er oversiktlig, kan denne jobben gjøres av møteleder.
5. Hvordan er avstemmingsreglene? Hvor stort flertall kreves?
Sakene som behandles på årsmøtet skal vedtas med flertall. Men det er litt ulikt for ulike saker om hvor stort flertallet skal være. Grovt sagt kan det sies at jo viktigere en sak er for boligselskapet, jo større skal flertallet være.
Vanlig flertall for vanlige saker: I utgangspunktet brukes "vanlig flertall" altså minst halvparten av de fremmøtte stemmene. Dette er for eksempel i saker om regnskap og årsberetning.
For de andre flertallskravene skiller reglene om sameier og borettslag seg litt:
Sameier:
Kvalifisert flertall i viktige saker: I sameier kreves det to-tredels flertall av de avgitte stemmene i viktige saker står det i loven. Dette er blant annet saker om ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen. Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter, salg/kjøp og utleie av fast eiendom, og endring av reglene om korttidsutleie.
Enstemmighet for alvorlige saker: For de aller viktigste vedtakene kreves det enighet fra alle seksjonseiere (ikke bare de fremmøte på årsmøtet). Dette er hvis man vil selge eller bortfeste hele eller vesentlige deler av eiendommen, oppløse sameie, gjennomføre tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter, eller gjøre tiltak som går ut over seksjonseiernes bo-eller bruksinteresser.
Les mer om flertallsreglene i sameier her!
Borettslag:
I borettslag kreves det to-tredels flertall for vedtektsendringer.
Og i noen viktige saker er det også krav om enstemmighet på borettslagets generalforsamling.
Les mer:
