– I juni i år var vi endelig i mål etter mer enn ni års arbeid, forteller byarkivar Tom Oddby i Drammen kommune.
– Ca. 4 000 hyllemeter med dokumenter som gjelder de 25 000 eiendommene i byen, er systematisert og digitalisert. Og gjort tilgjengelig for publikum, legger han til.
I arkivet kan en kjøper av en bolig for eksempel sjekke ferdigattester, finne tvister om vannledninger, innkjørsler og grenseoppganger. Alt skal være der; kart, tegninger, søknader, og korrespondanse – med mindre det er unntatt offentligheten av spesielle årsaker. Og de eldste dokumentene strekker seg helt tilbake til gjenreisningen etter den store bybrannen i 1870.
– Det unike med dette arkivet er at det er et eiendomsarkiv, ikke bare et byggesaksarkiv, understreker Oddby.
En genistrek som ble gjort allerede i 2002 – 2003 var en forutsetning for prosjektet. Da samlet man flere arkiv i ett; byggesaker, delingssaker og seksjonering, samt vann og avløp ble lagt i samme mappe. I digi-prosjektet ble materialet videre delt inn i sakstyper, tiltaksart og dokumentkategorier – for eksempel ferdigattester og tegninger. Så unikt og så vellykket er resultatet at andre kommuner nå står i kø for å høre om det.
– Det er organiseringen av arkivet som gjør det så spesielt. Og at vi har én inngangsport, forteller Kim Schønning Asplin.
Han har vært prosjektleder og hatt det daglige ansvaret for fremdriften.
Stort løft
Verken Oddby eller Asplin legger skjul på at det har vært et stort og omfattende arbeid, og et økonomisk løft for kommunen. Til sammen har politikerne bevilget nesten 20 millioner kroner. Men gevinsten er stor:
– Arkiver har ingen verdi hvis man ikke får innholdet ut til folk. Nå får publikum tilgang til materialet 24 timer i døgnet, syv dager i uken, uansett hvor i verden de er, påpeker Tom Oddby.
– Eiendomssaker er det det er mest spørsmål etter, antagelig i andre kommuner også. Vi forventer langt færre skrankebesøk, og det sparer oss for både tid og penger. Hvis brukerne ikke har egen pc, er det to stykker tilgjengelig på kommunens digitale servicetorg. Her kan man søke seg frem til egen bolig eller den man kanskje vurderer å kjøpe. En annen positiv og direkte konsekvens er et nytt saks- og arkivsystem i kommunen. Verktøyet man hadde tidligere var for dårlig, mener Oddby.
– En viktig målsetting var også å forenkle saksbehandlingen, tilføyer Kim Schønning Asplin.
– Vi slipper nå å gå ned i arkivet for å hente byggesaksmapper, og vi slipper å sende dem rundt på huset. Den fysiske slitasjen på originalmaterialet er mindre, og sjansen for at viktige papirer skal bli borte er minimalisert. Vi slipper også store mengder etterarbeid når mappene skal tilbake på plass.
Jobben med å digitalisere alle dokumentene har de 14 medarbeiderne i byarkivet gjort selv, og Oddby og Asplin er overbevist om at det var lurere enn å sette bort arbeidet. Det har blant annet høynet kompetansenivået hos staben, påpeker de.
– Det er Kim som har ledet arbeidet, og han har hatt stålkontroll på progresjonen dag for dag, skryter Oddby.
Legger ikke ut sensitiv informasjon
– Finnes det noen ulemper ved å legge alt materialet på nett?
– Vi ser ikke bort fra at kjendispressen kanskje kan finne noe interessant, men vi bruker verken personnavn eller fødselsnummer i vårt arkiv. Det er det imidlertid andre kommuner som gjør, og da blir det mer trøblete. Med så store mengder data øker selvfølgelig faren for at vi skal legge ut sensitiv informasjon. Alle opplysninger i vårt arkiv skal være vurdert og gradert, men personvern er en utfordring understreker Oddby.
Så lenge opplysningene ikke er unntatt offentligheten, følger det av offentlighetsloven at de skal være tilgjengelige. Det gjelder 99 prosent av materialet. Publikum som oppsøker byarkivet trenger ikke legitimere seg, og de trenger ingen begrunnelse. Og enn så lenge er tjenesten gratis.
– Vi følger samme prinsipp på nett. Det er altså ingen innlogging. Men man kan bare hente ut opplysninger om én eiendom av gangen.
Har søkt om mer
Selv om mye er gjort, ønsker byarkivaren seg enda flere midler.
– Vi forvalter en vanvittig mengde informasjon om alle i Drammen gjennom alle tider. Derfor jobber vi jevnt og trutt for å få ut det vi har til publikum.
Han forteller at kommunen blant annet har et svært interessant byhistorisk fotoarkiv. Her ligger det mange bilder fra byens bebyggelse. Nå er mellom 1 200 og 1 500 bilder digitalt tilgjengelig for publikum, men Oddby lover at det vil komme mer, og han håper at de kan finne måter å forene de ulike arkivene på. Akkurat nå er de også i ferd med å integrere kommunens webkart i eiendomsarkivet.
– Vi mener det kan bli utrolig kjekt, sier Tom Oddby og Kim Schønning Asplin.
Du kan ta en titt inn i Byarkivet i Drammen her >>
Denne saken ble først publisert i Hus & Bolig nr. 6 2014
