Ordinært årsmøte

Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. Dette er en ordensforskrift, som ikke medfører at et senere avholdt årsmøte er uten beslutningsmyndighet.

Innkalles det for sent, kan en seksjonseier eller et styremedlem få tingretten til å innkalle til årsmøte.

Ordinært årsmøte behandler regnskap og årsberetning. Styret skal på forhånd varsle om dato, og siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet.

 

 

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte finner sted når styret finner det nødvendig, eller når minst to seksjonseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene ønsker det, og samtidig oppgir hvilke saker de vil ha behandlet.

NB: Denne artikkelen handler om årsmøter i sameier. Er du interessert i generalforsamlinger i borettslag? Les mer her!

 

Innkalling til årsmøte

Årsmøtet innkalles av styret. Innkallelse til ordinært møte skal skje med minst åtte og høyst tjue dagers varsel. Innkallelse til ekstraordinært møte kan om nødvendig skje med kortere varsel, men likevel minst tre dager i forveien.

Innkallelse skal skje skriftlig. Som skriftlig regnes også elektronisk kommunikasjon. Det kan bestemmes i vedtekter at innkallelse kan skje på annen måte, men det er som regel ikke å anbefale. De som ikke bor i gården har uansett krav på skriftlig varsel.

Innkallingen må tydelig angi de saker som skal behandles. Saker som ikke er oppført kan ikke behandles med mindre alle seksjonseierne er til stede og stemmer for å ta beslutning i saken. Den enkelte skal vite hva han går glipp av ved ikke å møte, og seksjonseierne skal også ha anledning til å forberede seg.

For at et forslag som krever to tredjedels flertall skal kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen.

Saker som en sameier ønsker behandlet skal angis i innkallingen når styret har mottatt melding innen den forhåndssatte fristen.

 

BLI MEDLEM - FÅ RÅD: Sameier som er medlemmer av Huseierne kan få mer rådgivning om temaet! Les mer her!

 

Saker til behandling

• Styrets eventuelle årsberetning -  en kort oppsummering av styrets aktiviteter i løpet av året
• Styrets regnskapsoversikt for foregående kalenderår
• Valg av styre
• Årsberetning, regnskap og eventuelt revisjonsberetning for de sameier som har revisjonsplikt etter § 65 (21 eller flere seksjoner) skal sendes ut minst en uke på forhånd, og også være tilgjengelig på møtet

Når styret ikke kaller inn

Blir det ikke innkalt til årsmøte kan en seksjonseier, forretningsfører eller styremedlem kreve at tingretten innkaller til møte. Tingretten plikter da å gjøre dette snarest.

Tingretten innkaller til årsmøte, og oppnevner en advokat som leder møtet for sameiets regning.

Møteledelse

Styreleder er møteleder, med mindre man velger en annen, for eksempel en advokat. Møteleder er ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles, og vedtak som fattes.

Protokollen underskrives av møteleder og minst en seksjonseier, og skal holdes tilgjengelig for seksjonseierne.

 

Les også

Styret i sameier - hva er oppgavene og ansvaret?

 

Sameiermøtets vedtak - beregning av flertall og opptelling av stemmer

I sameier med bare boligseksjoner har hver seksjon én stemme.

I andre sameier, altså kombinerte bolig/næring, og rene næringssameier, stemmer man etter sameiebrøken. Det kan vedtektsfestes annen løsning, for eksempel én stemme pr. seksjon, eller at alle boligseksjoner stemmer likt, men det krever samtykke fra de sameiere det gjelder.

Der stemmegivning står likt, avgjøres saken ved loddtrekning.

 

Flertallskrav

Vanlig flertall

Beslutninger på årsmøtet tas i utgangspunktet med vanlig flertall, med mindre noe annet følger av eierseksjonsloven eller i seksjonsameiets vedtekter.

Særlige bomiljøtiltak

Beslutninger som ivaretar seksjonseiernes bo- eller brukerinteresser, men går utover vanlig forvaltning, kan vedtas med alminnelig flertall dersom den samlede kostnaden ikke overstiger fem prosent av de årlige felleskostnadene.

Dersom kostnadene overskrider fem prosent av de samlede felleskostnadene kreves det to tredjedels flertall for å beslutte tiltaket.

Men dersom kostnadene overstiger et samlet økonomisk ansvar eller utlegg for den enkelte seksjonseier på mer enn halvparten av folketrygdens grunnbeløp, kreves det tilslutning fra de seksjonseierne det gjelder.

Kvalifisert flertall

Det står i eierseksjonslovens § 49 at det kreves flertall på minst to tredjedeler
av de avgitte stemmene på årsmøtet for å ta beslutning om: 

1. Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går utover vanlig forvaltning og vedlikehold i det aktuelle sameiet.
2. Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter. 
3. Salg, kjøp, utleie, eller leie av fast eiendom, inkludert seksjoner i sameiet som tihører eller skal tilhøre seksjonseierne i fellesskap, eller andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går utover vanlig forvaltning.
4. Samtykke til at formålet for én eller flere bruksenheter endres fra boligformål til annet formål eller omvendt.
5. Samtykke til reseksjonering som fører til nye seksjoner og dette      fører til en økning av det samlede stemmetall.
6. Endring av muligheten for korttidsutleie fra 90 dager (til fra 60-120 dager). Dette står i lovens § 24 7. ledd.

Det kreves også to tredjedels flertall for endring av vedtektene.

 

Les også

Vedtekter for sameier

 

Enighet

Det står i eierseksjonslovens § 51 at følgende beslutninger krever at samtlige sameiere er enige:

1.    Salg eller bortfeste av hele eller vesentlig deler av eiendommen.

2.    Oppløsning av sameiet

3.    Tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter

4.    Tiltak som går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser, uavhengig av størrelsen på kostnaden som tiltaket medfører, og uavhengig av hvor stort økonomisk ansvar eller utlegg tiltaket medfører for de enkelte seksjonseierne.

Ettersom det kreves enighet – ikke enstemmighet – er det normalt ikke tilstrekkelig at spørsmålet behandles på et sameiermøte. Bare hvis alle seksjonseierne er til stede og stemmer for, kan saken avgjøres ved slik behandling.

Tilslutning

Andre vedtak krever tilslutning. Tilslutning må gis direkte av den eller de seksjonseierne vedtaket berører jf. eierseksjonsloven § 24, annet ledd.

Dersom et vedtak i årsmøte går ut på å begrense en eller flere seksjonseieres rådighet over seksjonen, krever loven at dette fastsettes i vedtektene, og at den eller de som vedtaket berører tilslutter seg vedtaket.

Vedtaket krever altså 2/3 flertall, som er kravet for å endre vedtektene, og i tillegg tilslutning fra den eller de som berøres av vedtaket.

Et eksempel på en begrensning av råderetten kan være å nekte utleie av seksjonen.

Habilitet

Reglene om habilitet innebærer at ingen kan delta i avstemming om:

• et søksmål mot en selv eller ens nærstående
• eget eller nærståendes ansvar overfor sameiet
• et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser
• pålegg om salg eller fravikelse overfor seg selv eller ens nærstående

Man kan heller ikke la seg representere ved fullmektig, eller selv være fullmektig for andre ved slike avstemninger.

Det er viktig å huske på at interessekonflikter i sameier blant seksjonseierne er normalt og legitimt, og ikke medfører inhabilitet.